Früher oder später trifft es fast jeden: Die erste eigene Steuererklärung steht an. Manche müssen erst aktiv werden, sobald sie ihr erstes Gehalt verdienen. Für andere lohnt sich die Steuererklärung schon während des Studiums. Doch wie funktioniert das genau?

1. Was ist eigentlich eine Steuererklärung?

Die Steuererklärung ist eine Art Abrechnung des Steuerzahlers mit dem Finanzamt. Der Arbeitnehmer gibt dabei

• seine steuerpflichtigen Einnahmen an und
• die Ausgaben, die seine Steuerlast mindern.

Aus diesen Angaben errechnet das Finanzamt, wie viel Steuern man genau zahlen muss und verrechnet diese mit den schon gezahlten Steuern. Am Ende bekommt man einen Steuerbescheid zugeschickt, die offizielle Berechnung des Finanzamts. Daraus ergibt sich, ob man zuviel Steuern gezahlt hat und Geld zurückbekommt, ob alles auf den Cent genau aufgeht, oder ob zu wenig Steuern gezahlt wurden und nachzahlen werden musst.

2. Wer muss eine Steuererklärung machen?

Gehen wir vom normalen Arbeitnehmer aus (90 Prozent aller Erwerbstätigen). Jeden Monat behält der Arbeitgeber einen Anteil vom Gehalt ein und zahlt ihn als Steuern direkt ans Finanzamt. Fast immer kann man einen Teil davon wiederbekommen. Daher ist eine Steuererklärung für die meisten sinnvoll. Weitere Informationen zur Lohnsteuer gibt es auf http://www.lohnsteuer-kompakt.de.

Das gilt insbesondere, wenn man eigentlich gar keine Steuern zahlen müsste, weil das Einkommen sehr niedrig ist. Typischer Fall: Ferienjobs im Studium, bezahlte Praktika oder der Berufseinstieg mitten im Jahr.

Eine Steuererklärung muss gemacht werden, wenn

• man neben dem Gehalt sonstige steuerpflichtige Einnahmen von mehr als 410 Euro hat (z.B. Einkünfte durch Vermietung)
• man bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt war (Steuerklasse VI)
• auf der Lohnsteuerkarte zusätzlich sogenannte Freibeträge eingetragen sind, weil man schon während des Jahres mehr netto wollte und das Einkommen über 10.200 Euro beträgt.

Der Freibetrag ist der Teil des Einkommens, auf den man keine Steuern zahlen muss. Er beträgt momentan 8.004 Euro, es steht aber eine Erhöhung auf 8.130 Euro an. Das Gesetz ist noch nicht durch Bundestag und Bundesrat durch, da die Erhöhung aber laut Grundgesetz stattfinden muss, wird davon ausgegangen, dass es keine Probleme gibt.

3. Bis wann muss die Steuererklärung abgegeben werden?

Offizieller Abgabetermin ist immer der 31. Mai des Folgejahres bei dem Finanzamt, bei dem man momentan deinen Wohnsitz hast. Wenn man sich Hilfe von einem Steuerberater holt, verlängert sich die Frist bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Fällt einem erst später auf, dass sich eine freiwillige Steuererklärung doch gelohnt hätte, so hat man dafür bis zu vier Jahre Zeit (Steuererklärung 2012 also bis Ende 2016).

4. Welche Unterlagen müssen gesammelt werden?

Als erstes braucht man eine Steuer-ID. Diese gilt, anders als die alte Steuernummer, ein Leben lang. Die Steuer-ID wurde bis zum 31. Dezember 2008 jedem Bundesbüger zugeschickt. Hat man noch keine Post bekommen sollte man beim Finanzamt seines Wohnsitzes nachhaken.

Außerdem benötigt man seine Lohnsteuerbescheinigung und sämtliche Unterlagen, welche die Angaben bestätigen: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge etc. Falls das Finanzamt Ausgaben nicht anerkennt, weil Unterlagen fehlen, kann man diese nachreichen.

5. In welches Formular kommt was rein?

Die Formulare gibt es entweder beim Finanzamt selbst oder über Elster (s.u.).

Obligatorisch für alle ist das Hauptformular (Mantelbogen). Hier werden alle persönlichen Daten ein sowie Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen eingetragen. (Was das ist steht bei Punkt 6.)

Zusätzlich gibt es ein gutes Dutzend weiterer Formulare. Die am häufigsten benötigten sind:

• Anlage N: Für Arbeitnehmer
• Anlage AV: Für alle Riester-Sparer
• Anlage KAP (und eventuell AUS): Für Kapitaleinkünfte, trotz Abgeltungssteuer oft immer noch nötig
• Anlage Kind
• Anlage G bzw. S: gewerbliche Einkünfte und Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
• Anlage Vorsorgeaufwand: Hier werden Beiträge zur Altersvorsorge und zur Krankenversicherung eingetragen, da diese teilweise die Steuerlast vermindern.

6. Wie berechnet sich die Steuer?

Das Steuerrecht unterscheidet sieben verschiedene Einkunftsarten, bei denen man jeweils getrennt Einnahmen minus dafür aufgewendete Ausgaben berechnet. Bei Arbeitnehmern heißen diese Werbungskosten (= Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung des Arbeitslohns, s.u.):

• Land- und Forstwirtschaft
• Gewerbebetrieb
• Selbstständige Arbeit
• Nichselbstständige Arbeit (Arbeitnehmer)
• Kapitalvermögen (Zinsen, Dividenden…)
• Vermietung und Verpachtung
• Sonstige Einkünfte (z.B. Renten…)

Von der Summe dieser Einkünfte werden Sonderausgaben, Außergewöhnliche Belastungen und eventuell Kinderfreibeträge abgezogen. Heraus kommt das zu versteuernde Einkommen. Steuern werden allerdings erst über dem Grundfreibetrag von 8.130 Euro fällig. Dabei ist der Steuersatz umso höher, je mehr man verdient (progressiver Steuertarif: 14 Prozent bis 42 Prozent). Außergewöhnliche Belastungen sind zum Beispiel Kosten, die durch Krankheit, Scheidung oder Beerdigung von Angehörigen entstehen. Zu den Sonderausgaben siehe Punkt 8.

7. Werbungskosten

Werbungskosten sind bei Arbeitnehmern die wohl am häufigsten verwendete Steuersparkategorie. Der Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 Euro wird immer dann vom Finanzamt automatisch herangezogen, wenn die Ausgaben geringer sind – allerdings darf dein Einkommen durch den Werbungskostenpauschbetrag nicht negativ werden. Zu den Werbungskosten zählen zum Beispiel:

• Bewerbungskosten: Kosten für Inserate, Kauf von Zeitschriften, Bewerbungsmappen, Telefongespräche, Fahrten (soweit nicht erstattet), Fachbücher usw. Laut FG Köln 7.7.2003, Az. 7 K932/03 kann auch pauschal 8,50 Euro pro Bewerbung angesetzt werden (2,50 Euro ohne Mappe, z.B. per E-Mail).
• Beruflich veranlasste Umzugskosten: Diese kann man absetzen, wenn man nach dem Studium für den Berufsantritt in eine andere Stadt umgezogen ist. Dazu zählen neben den Transportkosten, Reisekosten, doppelten Mietzahlungen und Maklergebühren auch sonstige Umzugskosten (Pauschale: 636 Euro, 1.271 Euro für Verheiratete).
• Fortbildungskosten: Jede beruflich veranlasste Aus- und Weiterbildungsmaßnahme, die nach dem Abschluss einer erstmaligen Berufsausbildung oder eines Erststudiums besucht wird, näheres siehe unten.
• Fahrtkosten: Mittlerweile wieder 30 Cent pro Kilometer und Arbeitstag unabhängig vom Verkehrsmittel. Prinzipiell ist die kürzeste Verbindung anzusetzen (auch das Finanzamt kennt Google Maps), Umwege sind möglich, zum Beispiel, wenn sie trotz längerer Strecke schneller sind.
• Beiträge zu Berufsverbänden
• Arbeitsmittel (Fachliteratur, Büromaterial, Computer, Schreibtisch, Aktentasche, Druckerpapier, Stifte…) Kostet ein Arbeitsmittel über 487,90 Euro wird der Preis auf die Nutzungsdauer (gemäß AfA-Tabellen) verteilt. Eventuell wird ein Teil abgezogen, wenn man das Gerät auch privat nutzt (z.B. Computer).
• Berufskleidung: Alles, was man auch privat tragen könnte, ist leider keine Berufskleidung. Damit fällt zum Beispiel der Anzug fürs Büro weg.
• Berufliche Auswärtstätigkeit (Dienstreise): Tätigkeit abweichend von der regelmäßigen Arbeitsstätte
• Arbeitszimmer: Wenn man ausschließlich zuhause arbeitet, weil der Arbeitgeber kein Arbeitszimmer zur Verfügung stellen kann, kannst man die Miete für das Zimmer absetzen.
• Kontoführungsgebühren: 16 Euro werden pauschal anerkannt, wenn keine höheren Kosten vorliegen.

8. Sonderausgaben

• Vorsorgeaufwendungen: Für die gesetzliche Rentenversicherung (2011: 20 Prozent der Beiträge) und für die Beiträge zur gesetzlichen Kranken-/Pflegeversicherung in voller Höhe. Für Privatversicherte stellt die Versicherung eine Aufteilung der Beiträge in abzugsfähige und darüber hinausgehende Beitragszahlungen aus. Sonstige Versicherungen (Berufsunfähigkeit / Haftpflicht / Unfall und so weiter) werden nur noch berücksichtigt, wenn die Beiträge zur Kranken-/Pflegeversicherung die Grenze von 1.900 Euro nicht überschritten haben. Da diese Grenze bereits ab einem Jahresgehalt von 21.500 Euro erreicht wird, fallen bei den meisten Arbeitnehmern die sonstigen Versicherungen leider unter den Tisch.

Automatisch berücksichtigt wird zudem der Sonderausgabenpauschbetrag von 36 Euro, den aber fast jeder knacken kann:

• Kirchensteuer
• Spenden: Maximal 20 Prozent vom Gesamtbetrag der Einkünfte, bis 200 Euro reichen Zahlungsbelege wie Kontoauszüge, darüber ist eine Spendenquittung nötig. Wenn die Spenden höher sind, zum Beispiel, weil man nichts verdienst und trotzdem spendest, kann man die Spenden zeitlich unbegrenzt vortragen lassen, damit sie sich später lohnen.
• Studium: Kosten für eine erstmalige Berufsausbildung oder ein Erststudium an Hoch-/Fachhochschulen und vergleichbaren Einrichtungen sind bis zu 6.000 Euro als Sonderausgaben absetzbar. Zu den abziehbaren Kosten gehören zum Beispiel Lehrgangsgebühren, Studiengebühren, Arbeitsmittel, Zinsen für Ausbildungsdarlehen, eventuell doppelte Haushaltsführung, Fahrtkosten und so weiter. Klingt toll, ist es aber in der Praxis nicht, da Sonderausgaben nur mit den Einkünften des selben Jahres verrechnet werden können und somit bei den meisten Studenten nutzlos verfallen.

9. Elster und weitere elektronische Helfer

Um die Einkommenssteuer am Computer zu machen, braucht man das kostenlose Programm Elster. (Analogien zwischen dem diebischen Vogel und dem Finanzamt sind natürlich ganz zufällig. Anscheinend haben auch Finanzbeamte Humor…) Vorteil: Das Programm übernimmt die Vorjahresdaten und prüft, ob die Einträge plausibel sind. Trotzdem muss man die unterschriebene Erklärung sowie die zusätzlichen Unterlagen am Ende per Post an das Finanzamt schicken. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe weiterer Programme, die einem beim Formularausfüllen helfen sollen – hier sollte man sich aber vorher gut über Qualität und Zuverlässigkeit des Programms informieren, da viele Programme bei etwas komplexeren Fällen kapitulieren.